Секретариат является структурным подразделением службы документационного обеспечения управления федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса» (ВГУЭС). Штатное расписание отдела включает в себя следующие должности:

  • референты.

Задачи подразделения:

  • информационное, документационное, организационное и техническое обеспечение управленческой деятельности руководителей университета: ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов;
  • обеспечение единого порядка документирования, обеспечение бесперебойного функционирования документопотока университета;
  • организация контроля за исполнением указаний и поручений ректора, проректоров, заместителей проректоров, советников ректора, директоров департаментов.

Функции подразделения:

  • составлять организационно-распорядительные документы по поручению ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департамента ВГУЭС (приказов, распоряжений), исходящую (письма) и внутреннюю корреспонденцию (служебные записки);
  • представлять руководству университета необходимую оперативную информацию, осуществлять консультативное обеспечение их деятельности;
  • участвовать в установленном порядке в обработке входящей корреспонденции, предварительно рассматривать ее и направлять по подведомственности и для дальнейшей регистрации;
  • осуществлять подготовку проектов поручений в СУЭД, передачу документов на рассмотрение и исполнение, вести учет исполнения поручений руководства университета;
  • организовывать прием посетителей, гостей, делегаций, содействовать оперативному рассмотрению их предложений и просьб; создавать им комфортные условия, проявлять тактичность и внимание по отношению к ним;
  • контролировать и осуществлять организационное обеспечение командировок, деловых встреч, заседаний и совещаний президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов университета;
  • оформлять внутреннюю документацию ректората (протоколы совещаний, табеля учета рабочего времени работников ректората, графики отпусков, документальное оформление представительских расходов);
  • совместно со структурными подразделениями университета осуществлять информационное, протокольное и техническое обеспечение мероприятий, проводимых с участием руководства университета;
  • обеспечивать текущее и перспективное планирование основных мероприятий в зале заседания ученого совета и малом зале ректората;
  • обеспечивать материально-технической поддержкой исполнение полномочий президента, проректоров, заместителей проректоров, советников ректора, директоров департаментов;
  • осуществлять контроль оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;
  • проводить консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения деятельности и использования методик работы с документами организации;
  • организовывать работу по поддержанию системы документационного обеспечения в актуальном состоянии;
  • контролировать качество подготовки, соблюдение правил оформления и установленной процедуры согласования документов, представляемых на рассмотрение ректору, президенту, проректорам и их заместителям, советникам ректора, директорам департаментов университета, в соответствии с требованиями нормативно-методических документов по делопроизводству;
  • обеспечивать своевременное внесение поручений руководителя в регистрационную карточку документа в СУЭД;
  • передавать документы любым доступным для исполнителя способом: электронной почтой, системой мгновенного обмена сообщениями для мобильных и иных платформ WhatsApp, бумажной копией;
  • производить регулярный мониторинг исполнения поручений руководства, и, при необходимости, напоминать  об истечении сроков исполнения документов;
  • снимать поручения руководителей в регистрационной карточке документа в СУЭД с контроля.