Служба документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) является структурным подразделением университета и находится в подчинении у руководителя департамента экономики и финансов. СДОУ создан с целью организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению университета, а также совершенствованию делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив. Штатное расписание управления включает в себя следующие должности:

  • рукводитель службы.

Задачи службы:

  • обеспечение единого порядка документирования, организационно-методического руководства деятельности по документационному обеспечению управления, оптимизация документооборота;
  • совершенствование форм и методов работы с документами, а также разработка и внедрение нормативных и методических регламентов по совершенствованию документационного обеспечения в университете и его филиалах;
  • координация деятельности по комплектованию архива соответствующими документами, обеспечению их сохранности, учету, обработки в течение установленного срока хранения, а также передаче на хранение в Российский государственный исторический архив Дальнего Востока;
  • организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководства университета.

Функции управления:

  • осуществлять контроль оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;
  • проводить консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения деятельности и использования методик работы с документами организации;
  • организовывать работу по поддержанию системы документационного обеспечения в актуальном состоянии;
  • организовывать работу по совершенствованию системы управления электронным документооборотом, в том числе составлять технические задания на проектирование и развитие системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения деятельности организации;
  • обеспечивать надлежащую и своевременную регистрацию и учет входящих, исходящих и внутренних документов; 
  • осуществлять организацию и контроль работы с обращениями граждан;
  • контролировать надлежащее и своевременное размещение организационно-распорядительной документации в системе электронного документооборота; 
  • организовывать работу по своевременной актуализации инструкции по делопроизводству ВГУЭС, на основании методических рекомендаций Министерства науки и высшего образования;
  • осуществлять контроль разработки номенклатуры дел университета, согласно плану, утвержденному Российским государственным историческим архивом Дальнего Востока;
  • разрабатывать иные нормативные и методические документы, регламентирующие работу с документами в университете;
  • обеспечивать применение в работе подведомственных структурных подразделений всех разрабатываемых и вводимых вышестоящими организациями систем электронного документооборота, проводить консультативную работу по разъяснению возможностей работы с ними;
  • планировать и проводить проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета;
  • организовать работу экспертной комиссии по экспертизе ценности документов университета. Координировать процессы составления научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам и ежегодного представления на рассмотрение экспертной комиссии разделов сводных описей дел;
  • организовывать оперативное хранение документов в организации, в том числе контролировать процесс формирования, оформления и передачи документов в архив университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
  • контролировать ведение надлежащего учета и обеспечения сохранности принятых в архив документов;
  • организовывать работу по обеспечению материально-технической поддержки исполнения полномочий президента, проректоров, заместителей проректоров, советников ректора, директоров департаментов;
  • контролировать составление референтами секретариата организационно-распорядительных документов по поручению ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департамента ВГУЭС (приказов, распоряжений), исходящей (писем) и внутренней корреспонденции (служебных записок);
  • контролировать качество подготовки, соблюдение правил оформления и установленной процедуры согласования документов, представляемых на рассмотрение ректору, президенту, проректорам и их заместителям, советникам ректора, директорам департаментов университета, в соответствии с требованиями нормативно-методических документов по делопроизводству;
  • организовывать работу по передаче документов в структурные подразделения университета, согласно резолюциям ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов университета, конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения, подготовки ответов и предложений по их реализации. Осуществлять контроль за сроками исполнения резолюций на документах;
  • контролировать и осуществлять организационное обеспечение командировок, деловых встреч, заседаний и совещаний президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов университета;
  • организовывать и контролировать ведение и оформление внутренней документации ректората (протоколов совещаний, табеля учета рабочего времени работников ректората, графиков отпусков, документальное оформление представительских расходов).

Структурные подразделения

Служба документационного обеспечения управления

690014, Приморский край, г. Владивосток, ул. Гоголя, 41, ректорат

Часы приёма

пн-чт: 08:30-17:30; пт: 08:30-16:15; выходные: суббота, воскресенье