Лабораторная работа №22 по дисциплине "Информатика" Тема: Access: Связывание таблиц. ОТКРЫТИЕ ФАЙЛА ПРОГРАММЫ ACCESS ------------------------------- 1. Запустите программу Access (это можно сделать открытием Вашего файла, созданного этой программой) и, если при запуске программы Ваш файл оказался открытым, то перейдите к п.2. Иначе в появившемся окне программы Access или в левой части этого окна выберите Ваш файл из перечня последних файлов, или, если имя Вашего файла в этом перечне отсутствует, выберите там же гиперссылку "Открыть другие Файлы", после чего выберите ссылку "Компьютер", затем откройте папку с Вашим файлом (одну из предлагаемых папок или используйте кнопку "Обзор"), и в окне "Открытие файла базы данных" откройте Ваш файл. СОЗДАНИЕ ГЛАВНОЙ ТАБЛИЦЫ С КЛЮЧЕВЫМ ПОЛЕМ ----------------------------------------- 2. В появившемся окне программы Access с заголовком, в котором указано имя Вашего файла базы данных, на ленте откройте вкладку СОЗДАНИЕ, на этой вкладке в группе "Таблицы" нажмите кнопку "Конструктор таблиц", после чего в окне программы Access справа должно появиться внутреннее окно таблицы с верхней вкладкой с именем таблицы по умолчанию (например, Таблица1). 3. Создайте в режиме Конструктора таблицу, состоящую из двух полей: Код организации Организация со следующими типами данных: ----------------------------------- Имя поля Тип данных ----------------------------------- Код организации Счетчик Организация Короткий текст 4. На ленте на вкладке Главная в группе "Режимы" раскройте список кнопки "Режим" и выберите "Режим таблицы", после чего в появившемся маленьком окне "Microsoft Access" с текстом "Сначала необходимо сохранить таблицу" нажмите на кнопку "Да" и затем в появившемся окне "Сохранение" введите имя таблицы Организации и нажмите на кнопку ОК (или нажмите клавишу Enter), затем в появившемся маленьком окне "Microsoft Access" с текстом "Ключевые поля не заданы" нажмите на кнопку "Да", после чего в окне программы Access должно появиться внутреннее окно таблицы с верхней вкладкой с именем таблицы "Организации", готовое к вводу данных (в этой таблице задано ключевое поле "Код организации" с типом "Счетчик", и значения в это поле будут вводиться только автоматически при вводе значений в поле "Организация"). 5. Скопируйте в поле "Организация" таблицы "Организации" только все отличающиеся друг от друга (уникальные) наименования организаций из поля "Организация" таблицы "Реквизиты". ВСТАВКА ПОЛЯ (СТОЛБЦА) ПОДСТАНОВОК ---------------------------------- 6. В окне программы Access откройте таблицу "Склад" в режиме конструктора, для чего, после открытия этой таблицы в режиме таблицы (по умолчанию), на ленте на вкладке ГЛАВНАЯ в группе "Режимы" раскройте список кнопки "Режим" и выберите "Конструктор". 7. В окне таблицы "Склад", открытой в режиме конструктора, выделите поле "Поставщик" и на ленте в разделе РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ на вкладке КОНСТРУКТОР в группе "Сервис" нажмите кнопку "Изменить подстановку", после чего в появившемся окне "Создание подстановки" - установите переключатель в положение "Объект "поле подстановки" получит значения из другой таблицы или другого запроса" и нажмите на кнопку "Далее>"; - выберите таблицу Организации, установите переключатель "Показать" в положение "Таблицы" и нажмите на кнопку "Далее>"; - переместите все "Доступные поля" в "Выбранные поля" нажатием на кнопку ">>" и нажмите на кнопку "Далее>"; - не выполняйте никаких действий, связанных с сортировкой, и нажмите на кнопку "Далее>"; - установите флажок "Скрыть ключевой столбец (рекомендуется)" и нажмите на кнопку "Далее>"; - в поле "Задайте подпись, которую содержит поле подстановки." введите, например, Код поставщика и нажмите на кнопку "Готово", затем в появившемся окне "Создание подстановки" с предложением о необходимости сохранить таблицу перед созданием связи нажмите на кнопку "Да", после чего в таблице должно появиться поле (столбец нового поля) "Код поставщика", в которое (в режиме таблицы) можно вводить наименования Организаций, или выбирая эти наименования из раскрывающихся списков в ячейках этого поля, или выполняя непосредственный ввод этих наименований, или выполняя вставку наименований, скопированных в буфер обмена, и т.п., но при вводе наименований Организаций в это поле будут фактически вводиться соответствующие Коды организаций из таблицы "Организации", а наименования будут лишь отображаться в этом поле. 8. Для открытой таблицы "Склад" установите режим отображения в виде таблицы, для чего на ленте в разделе РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ на вкладке КОНСТРУКТОР в группе "Режимы" раскройте список кнопки "Режим" и выберите "Режим таблицы", после чего выделите заголовок поля "Поставщик" (при этом выделится весь столбец) и скопируйте выделенный столбец в буфер обмена. 9. Выделите заголовок пустого поля "Код поставщика" (при этом выделится весь столбец) и затем вставьте содержимое буфера обмена, после чего в появившемся маленьком окне "Microsoft Access" с текстом о попытке вставить записи нажмите на кнопку "Да". Если на экране появляется маленькое окно "Microsoft Access" с сообщением о том, что "Введенный текст не соответствует ни одному из элементов списка", то в данном случае это обычно является следствием ошибок при вводе наименований Поставщиков в таблице "Склад" (следует исправить ошибочные наименования Поставщиков и снова повторить выполнение пп.8,9). 10. Сдвиньте вправо правую границу поля "Код поставщика" так, чтобы были полностью видны наименования введенных Организаций (Поставщиков). 11. Выделите заголовок поля "Поставщик" (при этом выделится весь столбец) и удалите этот столбец (например, командой контекстного меню "Удалить поле"). 12. Выделите заголовок поля "Код поставщика" и переименуйте этот заголовок в Поставщик (например, командой контекстного меню "Переименовать поле"). 13. Закройте окно таблицы "Склад" (с сохранением изменений), используя, например, соответствующую команду из контекстного меню в области верхней вкладки с именем этой таблицы в ее окне (в правой части окна программы Access), а также закройте окна других таблиц. СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ ----------------- 14. На ленте на вкладке РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ в группе "Отношения" нажмите кнопку "Схема данных", после чего в правой части окна программы Access должно появиться окно с именем "Схема данных", внутри которого должны находиться окна таблиц "Организации" и "Склад", связанные между собой тонкой линией (связью) между полем "Код организации" в таблице "Организации" и полем "Поставщик" в таблице "Склад". ВНИМАНИЕ! При отсутствии в окне "Схема данных" окон использумых таблиц можно в контекстном меню пустой области окна "Схема данных" выполнить команду "Добавить таблицу..." и затем, в появившемся окне "Добавление таблицы", открытом на вкладке "Таблицы", выделяя строки с именами таблиц и нажимая на кнопку "Добавить", сделать так, чтобы на экране появились окна используемых таблиц, после чего закрыть окно "Добавление таблицы". ВНИМАНИЕ! При отсутствии связи между таблицами "Организации" и "Склад" можно в окне "Схема данных" установить указатель "мыши" в окне таблицы "Организации" на строку с именем поля "Код организации" и, удерживая нажатой левую кнопку "мыши", переместить указатель "мыши" в окно "Склад" на строку с именем поля "Поставщик". 15. В контекстном меню этой связи выполните команду "Изменить связь..." и затем в появившемся окне "Изменение связей" установите флажки "Обеспечение целостности данных", "каскадное обновление связанных полей", "каскадное удаление связанных записей" и нажмите на кнопку ОК (или нажмите клавишу Enter), после чего между главной таблицей "Организации" и связанной таблицей "Склад" установится связь "один ко многим" (между полем "Код организации" в таблице "Организации" и полем "Поставщик" в таблице "Склад"). ВНИМАНИЕ! Если при выполнении действий со связью появляется маленькое окно "Microsoft Access" с текстом о том, что "Таблица не может быть заблокирована ядром базы данных. Она уже используется другим пользователем или процессом", то следует закрыть окно той таблицы, имя которой указано в этом тексте, и затем повторить действия со связью. ВСТАВКА ПОЛЯ ПОДСТАНОВОК И СВЯЗЫВАНИЕ ДРУГИХ ТАБЛИЦ --------------------------------------------------- 16. В таблице "Реквизиты": - для поля "Организация" вставьте поле подстановок (по аналогии с п.7), - введите в поле подстановок данные из поля "Организация" (по аналогии с пп.8-10), - удалите поле "Организация" после ввода из него данных (по аналогии с п.11), - переименуйте заголовок поля подстановок в Организация (по аналогии с п.12), - закройте окно таблицы "Реквизиты" (с сохранением изменений), а также закройте окна других таблиц. 17. Установите между главной таблицей "Организации" и таблицей "Реквизиты" связь "один ко многим" (между полем "Код организации" в таблице "Организации" и полем "Организация" в таблице "Реквизиты"), см. сначала ВНИМАНИЕ! после п.14, а затем выполняя действия, аналогичные действиям пп.14,15. СОЗДАНИЕ ДРУГОЙ ГЛАВНОЙ ТАБЛИЦЫ С КЛЮЧЕВЫМ ПОЛЕМ, ВСТАВКА ПОЛЯ ПОДСТАНОВОК, СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ --------------------------------------------------------------------------------------------- 18. Создайте в режиме конструктора таблицу с именем Единицы измерения из двух полей: Код единицы Единица измерения со следующими типами данных: ----------------------------------- Имя поля Тип данных ----------------------------------- Код единицы Счетчик Единица измерения Короткий текст с ключевым полем Код единицы, выполняя действия, аналогичные действиям пп.3,4. 19. Скопируйте в поле "Единица измерения" таблицы "Единицы измерения" все уникальные наименования единиц измерения из поля "Единица измерения" таблицы "Склад". 20. В таблице "Склад": - для поля "Единица измерения" вставьте поле подстановок (по аналогии с пп.7), - введите в поле подстановок данные из поля "Единица измерения" (по аналогии с пп.8-10), - удалите поле "Единица измерения" после ввода из него данных (по аналогии с п.11), - переименуйте заголовок поля подстановок в Единица измерения (по аналогии с п.12), - закройте окно таблицы "Склад" (с сохранением изменений), а также закройте окна других таблиц. 21. Установите между главной таблицей "Единицы измерения" и таблицей "Склад" связь "один ко многим" (между полем "Код единицы" в таблице "Единицы измерения" и полем "Единица измерения" в таблице "Склад" только с "Обеспечением целостности данных" и "каскадным обновлением связанных полей"), см. сначала ВНИМАНИЕ! после п.14, а затем выполняя действия, аналогичные действиям пп.14,15. 22. В окне "Схема данных", перемещая окна таблиц "Единицы измерения", "Организации", "Реквизиты", "Склад", разместите их так, чтобы связи между таблицами были хорошо видны и не пересекались. ВВОД ЗАПИСЕЙ В СВЯЗАННЫЕ ТАБЛИЦЫ -------------------------------- 23. В окне программы Access во внутреннем окне "Склад" перейдите в самую последнюю незаполненную строку и введите новую запись в таблицу "Склад", выбрав, в том числе из раскрывающихся списков, по Вашему усмотрению допустимые значения полей. 24. В окне программы Access во внутреннем окне "Реквизиты" перейдите в самую последнюю незаполненную строку и введите новую запись в таблицу Реквизиты, выбрав для ввода в новую запись по Вашему усмотрению одно из уже имеющихся в раскрывающемся списке названий организации и значение ИНН для этой же организации, а для остальных полей вводимой записи введите значения реквизитов, отличающиеся от уже имеющихся значений в предыдущих записях для этой организации. КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ И КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ --------------------------------------------------------------------------- 25. Откройте таблицу "Организации" и замените наименование одного из Поставщиков по Вашему усмотрению на другое наименование, отличающееся от наименований других Поставщиков, после чего откройте таблицы "Реквизиты" и "Склад" и убедитесь в том, что и в этих таблицах наименование Поставщика тоже изменилось на новое наименование вследствие наличия связи "один ко многим" с каскадным обновлением связанных полей между таблицей "Организации" и таблицами "Реквизиты" и "Склад". 26. Откройте таблицу "Организации" и удалите запись с одним из Поставщиков по Вашему усмотрению (кроме Поставщика, измененного в п.25), после чего откройте таблицы "Реквизиты" и "Склад" и убедитесь в том, что и в этих таблицах все записи с удаленным Поставщиком тоже удалены вследствие наличия связи "один ко многим" с каскадным удалением связанных записей между таблицей "Организации" и таблицами "Реквизиты" и "Склад". ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ РАБОТЫ ------------------------- 27. На экране должно находиться развернутое окно программы Access, в котором изменена ширина области переходов этого окна так, чтобы полностью был виден заголовок "Все объекты Access", и в этой области видны значки всех созданных таблиц, а в правой части окна программы Access были открыты окна таблиц "Единицы измерения", "Организации", "Реквизиты", "Склад", а также окно "Схема данных", причем окно "Схема данных" должно находиться на переднем плане. ________________________________________________________________________________________________