Общий отдел

Общий отдел является структурным подразделением службы документационного обеспечения управления федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Владивостокский государственный университет». Штатное расписание подразделения включает в себя следующие должности:

Начальник отдела;
Ведущий специалист;
Делопроизводители;
Курьер.

Общий отдел создан для координации, контроля и реализации работ по информационному и документационному обеспечению управления. Основной целью отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в университете и его совершенствование в соответствии с нормативными документами.

Задачи подразделения:

Совершенствование форм и методов работы с документами, сокращение документооборота, количества форм документов;
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормами;
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в университете и его филиалах, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции подразделения:

Обеспечение предоставления услуг экспресс-доставки почты;
Обеспечение предоставления услуг почтовой и телеграфной связи для подразделений ФГБОУ ВО "ВВГУ";
Экспедиционная обработка входящей и исходящей корреспонденции для подразделений ФГБОУ ВО "ВВГУ";
Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
Регистрация и копирование приказов по дополнительному профессиональному образованию;
Организация работы с обращениями граждан;
Обеспечение подразделений бланками;
Формирование дел в соответствии с номенклатурой и подготовка их к сдаче в архив университета;
Разработка проектов нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в университете;
Формирование электронной базы приказов по студенческому составу (регистрация, рассылка по подразделениям);
Размещение организационно-распорядительных документов в системе электронного документооборота;
Планирование и проведение проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета.