Архив

Архив является подразделением службы документационного обеспечения управления федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Владивостокский государственный университет». Штатное расписание подразделения включает в себя следующие должности:

Заведующий архивом;
Архивариус;
Специалист.

Архив создан для обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений университета, которые представляют собой практическую и историческую ценность для ФГБОУ ВО "ВВГУ".

Задачи подразделения:

Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве;
Комплектование архива документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, подготовка и передача документов на хранение в Государственный архив Приморского края;
Осуществление методического руководства и проверок состояния документов в делопроизводстве структурных подразделений.

Функции подразделения:

Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
Составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;
Экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодное представление на рассмотрение экспертной комиссии разделов сводных описей дел;
Составление годовых разделов описей дел постоянного хранения, по личному составу и представление их на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Российского государственного исторического архива Дальнего Востока;
Предоставление в государственный архив Приморского края сведений о составе и объеме документов (паспорт архива ФГБОУ ВО "ВВГУ");
Методическая и практическая помощь структурным подразделениям университета в составлении номенклатуры дел;
Информирование руководства и работников университета о составе и содержании документов архива;
Исполнение запросов структурных подразделений ФГБОУ ВО "ВВГУ" по вопросам социально-правового характера, консультации по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
Учет использования документов, хранящихся в архиве;
Прием на хранение от структурных подразделений ФГБОУ ВО "ВВГУ" документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;
Полное оформление личных дел за 1967-1998 г.г. (подшивка дел, нумерация листов, оформление обложки, составление заверительной надписи, вложение в архивные папки, составление описей);
Участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций и т.д.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
Проверка сохранности, контроль правильности формирования дел в делопроизводстве структурных подразделений.