В работе рассмотрена методика оценки КИС вуза, позволяющая оценить КИС с точки зрения полезности, востребованности для вуза и с точки зрения эффективности ее сопровождения и эксплуатации.
При разработке методики оценки корпоративной информационной среды (КИС) ВУЗа необходимо выполнить следующие шаги:
- исходя из целей, задач и требований к КИС вуза, определить характеристики КИС, на основании которых выполняется оценка;
- выделить группы критериев, по которым будет выполняться оценка;
- внутри каждой целевой группы определить критерии оценки КИС вуза с привязкой к характеристикам КИС;
- определить важность каждого критерия, используя известный метод анализа иерархий [1], внутри группы и групп между собой.
Цель и задачи КИС вуза
Основная цель КИС состоит в решение задач поддержки выполнения бизнес-процессов, поддержки процедур принятия решений, унифицированного доступа к данным и представления данных на уровне организации. К задачам КИС относятся:
- обеспечение жизнедеятельности вуза по различным направлениям - сотрудники вуза (в том числе преподаватели) обеспечены инструментом труда, уменьшающим долю рутинного труда с одновременным увеличением возможностей для обоснованного анализа, планирования и принятия решений, обеспечением выполнения бизнес-процессов вуза и предоставлением возможности студентам средств и технологий обучения;
- предоставление регламентированного доступа к ресурсам вуза всем категориям пользователей, в том числе преподавателям и студентам, работодателям и родителям студентов, независимо от местонахождения кампуса, формы обучения студентов и т.п.;
- обеспечение пользователей среды качественной информацией, касающейся всех сфер деятельности вуза.
Для жизнеспособной КИС необходимо добавить поддержку процессов в КИС адекватным образом, т.е. изменения в процессах реального мира в регламентируемые сроки проецируются на изменения в соответствующих информационных системах КИС.
Основные требования к КИС вуза
Основные требования к КИС сформулированы, исходя из задач, определения жизнеспособной КИС. Будучи адаптируемой, КИС вуза должна удовлетворять следующим требованиям.
- КИС автоматизирует сложные бизнес-процессы вуза, объединяя предметные области этих процессов;
- КИС поддерживает изменения в автоматизированных бизнес-процессах силами бизнес-аналитиков и разработчиков в ограниченные регламентами сроки;
- КИС поддерживает формализацию разнообразных понятий из различных областей деятельности вуза, в том числе и из ИТ-области;
- КИС поддерживает расширение и изменение понятий предметной области, расширение автоматизированных процессов в ограниченные регламентом сроки при появлении соответствующих понятий и процессов в реальном мире;
- КИС поддерживает повторное использование данных и бизнес-логики (коды программ, функций, сервисов и т.п.), что позволяет реализовывать изменения в ограниченные временные сроки;
- КИС поддерживает интеграцию с другими удаленными средами через открытый интерфейс в КИС.
Будучи адаптивной, КИС должна удовлетворять следующим требованиям:
- КИС имеет высокую степень автоматизации процедур поддержки качества данных, обеспечивающих поддержку сложности и изменчивости организационной структуры вуза, бизнес-процессов вуза, аппаратной и программной составляющих КИС;
- КИС поддерживает автоматизацию эксплуатации: в управлении данными, безопасностью, приложениями, пользователями, запросами, т.е. обеспечивает независимость эксплуатации от человеческого фактора;
- Пользователями КИС являются все сотрудники, преподаватели, студенты, независимо от местонахождения, а так же сторонние пользователи, в том числе работодатели, родители, контролирующие органы. КИС предоставляет доступ к информационным системам и к ограниченной области данных авторизованным пользователям в соответствии с их ролью в вузе и в его внешнем окружении.
Группы критериев и характеристики КИС вуза
В стандарте COBIT нас интересуют ключевые показатели достижения цели и ключевые показатели эффективности. В COBIT эти показатели рассматриваются в рамках 34 основных процессов, которые объединены в 4 группы: – планирование, разработку и внедрение, сопровождение и эксплуатацию, мониторинг информационной инфраструктуры. В отличие от COBIT, где рассматриваются вопросы оценки ИТ-процессов, нас интересует, как бизнес-процессы вуза меняются при реализации средствами КИС, насколько повышается их эффективность.
С точки зрения оценки жизнеспособной КИС в направлении вопросов разработки, внедрения, сопровождения и эксплуатации интерес представляют ключевые показатели достижения цели и эффективности, приведенные в таблице 1.
В рамках предлагаемой методики выделение группы критериев, направленных на поддержку управляющей деятельности вуза, выполняется в виду сложившегося традиционно подхода, при котором КИС строится для поддержания функций управления. Поэтому необходимо оценить каким образом КИС обеспечивает управленческие процессы в вузе, насколько КИС стала необходимой для управления.
Но в современных условиях этого недостаточно, и поэтому определяется вторая группа критериев, отвечающая за операционную деятельность вуза. Здесь также важнейшим фактором является оценивание того, насколько операционная деятельность в вузе обеспечена со стороны КИС, насколько процессы, выполняемые в вузе в реальном времени используют КИС.
Группа процессов, связанных с поддержкой непосредственно процесса обучения, выделяется в отдельную группу, так как учебный процесс, будучи основным процессом, создающим ценности в вузе, должен поддерживаться специфичным образом и, главное, иметь иные критерии оценки (например, критерий повышения производительности процесса, в смысле скорости выполнения, в данной группе не применим).
Процесс разработки, сопровождения и эксплуатации КИС также имеет отличия в оценках и поэтому выделяется в отдельную группу. В рамках этой группы нас интересует оценка того, насколько КИС сопровождаема, эксплуатируема и адаптируема, т.е. насколько она жизнеспособна.
Таким образом, предлагается выделять четыре основные целевые группы критериев:
- управление вузом;
- выполнение операционной деятельности сотрудников вуза;
- поддержка учебного процесса;
- разработка, сопровождение и эксплуатация КИС.
С точки зрения оценки области управления в КИС интерес представляют следующие направления:
- насколько полно КИС покрывает области деятельности вуза, в том числе насколько полно поддерживаются КИС бизнес-процессы вуза;
- насколько полно КИС решает задачи управления – поддерживает ли только анализ или позволяет обеспечивать режимы планирования и принятия решений, осуществляется ли и в каком объеме автоматическое управление;
- насколько широко управленцы вуза используют КИС;
- насколько повышается эффективность управления с использованием КИС.
С точки зрения поддержания операционной деятельности вуза интерес представляют:
- насколько КИС автоматизирует операционные процессы вуза;
- насколько широк охват сотрудников вуза;
- насколько повышается эффективность операционных процессов.
С точки зрения поддержки учебного процесса имеет смысл рассмотреть следующие направления:
- насколько поддерживаются процессы обучения и контроля со стороны КИС;
- какой объем необходимой информации для обучения доступен в КИС;
- насколько просто студенты получают доступ к необходимой им информации.
С точки зрения процесса разработки и сопровождения КИС необходимо рассмотреть вопросы:
- насколько КИС проста для модификации, при изменении бизнес-процессов вуза, бизнес-правил, понятий предметной области;
- насколько КИС проста для расширения функциональности;
- насколько КИС масштабируема по разным направлениям – серверы, коммуникационные устройства, базы данных, информационные системы, пользователи (насколько КИС устойчива к постоянно изменяющемуся штатному и студенческому составу вуза);
- насколько КИС способна обеспечить качественную информацию и насколько прост к ней доступ;
- насколько автоматизированы процессы эксплуатации КИС;
- насколько КИС открыта для интеграции различных технологий и подходов, а также для интеграции с внешним миром.
На основании направлений необходимо определить характеристики КИС, которые связаны с целями, задачами и требованиями к КИС:
- обеспеченность жизнедеятельности вуза по различным направлениям;
- обеспеченность сотрудников вуза инструментом труда;
- уменьшение доли рутинного труда сотрудников;
- большие возможности КИС для анализа;
- эффективность использования КИС в процессе принятия решений;
- эффективность использования КИС для оперативной деятельности;
- эффективность использования КИС для преподавателей при организации и проведении учебного процесса;
- эффективность использование КИС студентами вуза для обучения;
- обеспечение регламентируемого доступа к ресурсам КИС;
- эффективность обеспечения качества данных;
- автоматизация бизнес-процессов;
- эффективность процесса сопровождения КИС в рамках поддержки изменения бизнес-процессов;
- эффективность процесса сопровождения КИС в рамках поддержки изменения понятий предметных областей КИС;
- повторное использование понятий;
- повторное использование бизнес-логики;
- эффективность интеграции КИС с другими средами;
- эффективность управления пользователями среды;
- эффективность управления данными;
- эффективность управления бизнес-логикой;
- эффективность сопровождения КИС в рамках разработки новых отчетов;
- эффективность управления знаниями;
- эффективность управления инфраструктурой;
- поддержка КИС режимов планирования деятельности вуза;
- эффективность разработки новых систем;
- эффективность сопровождения в вопросе обнаружения и исправления ошибок.
Для каждой характеристики 
могут быть разработаны критерии (количественные или качественные) 
. Здесь можно рассмотреть вопрос зависимости между критериями. Если критерии отвечают за единственную характеристику, то теоретически с некоторой долей условности можно считать их зависимыми 
. Если критерии связаны с несколькими характеристиками: 
, то их можно оценивать на зависимость только с такими же критериями, т.е. критериями, которые зависят от тех же характеристик и только от них.
В идеальном случае, конечно, достаточно иметь множество критериев, которые составляют базис, т.е. являются независимыми и полностью описывают все характеристики (которые также в идеале представляют собой полное, не избыточное описание КИС). Но поскольку данная область плохо формализуема, то доказательств полноты и независимости всех критериев провести не удастся.
Решение об использовании зависимых критериев должно приниматься в каждом отдельном случае. Если критерии имеют между собой отношения необходимости и достаточности 
, то можно выбрать тот критерий, который проще измерить. Если критерий 
является достаточным для 
, то можно выбрать только критерий .
Если же между критериями нет явных отношений необходимости и (или) достаточности, то могут быть использованы оба критерия, но при этом нормированное значение их может быть уменьшено, как показано в работе [2], т.е. возведением в некоторую степень. Вопрос значимости показателей может быть решен с помощью различных методов, например, метода анализа иерархий [3], но коэффициенты значимости (
из (1)) могут быть недостаточно маленьким, чтобы уменьшить влияние зависимых критериев.
Критерии оценки КИС вуза
Рассмотрим критерии оценки КИС вуза, где также даны критерии из стандарта качества ИС и COBIT. Критерии указаны с привязкой к характеристикам и отсортированы в соответствии с этой привязкой.
В критерии методики оценки КИС вуза вошли критерии, которые либо отсутствуют в обоих стандартах, либо имеют в этих стандартах другую семантику. Например, критерий, описывающий число запросов на расширение функциональности, рассматривается как «отрицательный» в рамках COBIT, в тоже время он является положительным в рамках методики оценки КИС вуза, так как демонстрирует необходимость поддержки процессов средствами ИТ и понимание этого пользователями.
Анализировать критерии на избыточность необходимо в рамках критериальных групп. В таблице 1 приведены те критерии, которые авторы посчитали не избыточными. Например, рассмотрим критерии 3.4 и 3.5, описывающие насколько используется КИС в процессе обучения студентами. При этом очевидно, что, несмотря на то, что эти критерии зависимы (действительно, большой процент полнотекстовых электронных учебных пособий приведет к тому, что все большее число студентов захочет получить к ним доступ, для чего, соответственно, необходимо зарегистрироваться), ни один из них не является необходимым и достаточным для другого.
Некоторые критерии могут быть только вероятностными. Так, например, критерий 2.15, описывающий актуальность данных в КИС, не может иметь точного значения, так как неактуальность выявляется только на момент использования данных, а до этого момента можно говорить лишь о вероятности актуальности. Например, данные о проживании сотрудника вуза могут устаревать с некоторой долей вероятности в течение 10 лет. Поэтому, если данные не менялись в течение этого времени, то можно считать их не актуальными с этой долей вероятности.
Методика оценки корпоративной информационной среды ВУЗа В.В. Крюков, К.И. Шахгельдян ©
Литература:
[1] Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий//М.: Радио и Связь.-1993.
[2] Баринов В.А., Болотова Л.С., Волкова В.Н. и др. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: Справочник: Учеб. Пособие/Под ред. Волковой В.Н. и Емельянова А.А.. – М.: Финансы и статистика, 2006.- 848 с.
[2] Подиновский В.В. Применение неточной информации о критериях и неопределенных факторах при моделировании предпочтений. Количественный случай//НТИ. Сер.2. Информ. процессы и системы.-2003.- №12.-с.19-28.
